Algo no volvió como se esperaba. El guía informa qué pasó, pero Operaciones —no el reporte de campo— decide quién es responsable.
Recorrido
Equipo Diario para Clientes
Etapa
Rama de diferencias al devolver
Empieza con
La devolución tiene diferencias
Termina con
Responsabilidad resuelta explícitamente
Un ítem entregado para la salida está dañado, perdido, fue reemplazado en el campo, no se entregó o difiere de la devolución esperada. El reporte de campo tiene que preservar los hechos mientras Operaciones investiga si el resultado corresponde al cliente, al guía o al lodge.
El guía informa un problema por ítem durante la devolución, u Operaciones lo descubre al recibir el equipo físico.
La devolución registra si el ítem fue dañado, perdido, reemplazado, no entregado o afectado por otra diferencia.
Las notas, fotos, el cliente involucrado y la última ubicación conocida ayudan a Operaciones a investigar sin pedirle al guía una decisión contable.
El problema queda ligado al CIS, la salida, el ítem y cualquier cliente conocido en lugar de convertirse en un cargo automático.
Este es el momento clave: Operaciones decide la responsabilidad después de revisar los hechos; el reporte del guía nunca la decide automáticamente.
La responsabilidad del cliente queda en el seguimiento del huésped o en una factura futura y nunca aparece como una deducción interna del guía.
La confirmación registrada permite que el cargo a la cuenta del guía se convierta en un movimiento financiero confirmado para Cuentas.
El lodge asume la pérdida e Inventario resuelve la disponibilidad sin trasladar el costo al guía ni al cliente.
Informa los hechos por ítem desde el campo y confirma la responsabilidad del guía solamente cuando corresponde ese resultado.
Revisa la diferencia y toma la decisión entre responsabilidad del cliente, responsabilidad del guía y pérdida operativa.
Mantiene el ítem no disponible o pendiente hasta conocer la custodia física o un resultado de pérdida aprobado.
Recibe solamente un cargo, una deducción o un castigo confirmado, nunca el reporte sin resolver.
Opciones de problema por ítem y un lugar para notas, fotos y el cliente conocido.
Para qué: Informar qué pasó sin tener que decidir el resultado contable.
El CIS, el ítem, la evidencia de campo y todas las opciones de responsabilidad pendientes.
Para qué: Resolver la responsabilidad desde la evidencia y no desde suposiciones.
Si el ítem está devuelto, no disponible, perdido, reemplazado o esperando un resultado aprobado.
Para qué: Mantener honesta la disponibilidad física mientras se resuelve el problema.
Solamente deducciones, cargos o castigos confirmados después de la conciliación.
Para qué: Registrar la verdad financiera sin interpretar reportes de campo.
Los guías informan hechos, Operaciones resuelve la responsabilidad y Cuentas recibe solamente resultados financieros confirmados.